Il Magazzino del Mese di Italarchivi a Fontevivo (PR): dove si custodisce il passato e si progetta il futuro

Contenitori. A prima vista i magazzini Italarchivi non contengono altro se non centinaia di migliaia di contenitori. In ogni contenitore, però ci sono tanti pezzetti di storie. Il documento di sottoscrizione di un mutuo per la prima casa e un sogno che si avvera; la contabile del bonifico di acconto per l’acquisto di quella macchina con cui partire per un viaggio che si aspettava da tempo; gli esiti di quell’esame che finalmente danno speranza. Tante storie diverse, tutte protette dalla massima riservatezza e conservate con cura all’interno dei magazzini della società specializzata in gestione e conservazione documentale che custodisce oltre 5 miliardi di documenti. Il gruppo opera attraverso 5 siti in tutta Italia: San Donà di Piave (VE), Lacchiarella (MI), Guidonia (RM), Pastorano (CE) e l’headquarter di Fontevivo, all’interno dell’Interporto di Parma, dove Italarchivi ha sviluppato una piattaforma logistica diffusa che conta 5 edifici per una superficie complessiva di 34.000 mq con una giacenza media di oltre 2.330.000 contenitori di documenti. Se il concetto stesso di conservazione sembra essere legato a uno stato che si mantiene immutato nel tempo, in Italarchivi è la spinta all’innovazione a guidare la crescita e l’evoluzione dell’azienda sia nella gestione documentale – oggi sempre più digitale – sia nell’organizzazione delle attività di logistica.

I custodi della conoscenza

“Italarchivi nasce oltre trent’anni fa a Venezia, rivolgendosi inizialmente ai piccoli professionisti per supportarli nella gestione documentale”, inizia a ricordare per noi Marco Ducatelli, CEO di Italarchivi. “Oggi sono principalmente grandi aziende del settore credito, ospedaliero, enti pubblici (per esempio INAIL) e assicurativo ad affidarsi a noi per la conservazione fisica e digitale dei propri documenti e la gestione dei processi connessi, per un totale di oltre 1.000 clienti in tutta Italia. Negli anni abbiamo accresciuto e fatto evolvere le nostre competenze che oggi si estendono oltre l’archiviazione documentale e la conservazione fisica e digitale, includendo anche percorsi di trasformazione digitale e digitalizzazione documentale, certificazioni di processi e valorizzazione di archivi storici. Come partner delle aziende che si rivolgono a noi, ci impegniamo non solo nella conservazione e valorizzazione del capitale documentale in nostra custodia, ma affianchiamo i nostri clienti nella semplificazione e ridefinizione di processi critici, gestiamo interi processi aziendali, anche da remoto e li supportiamo in percorsi di innovazione. L’evoluzione della nostra realtà ha impattato anche sull’attività di magazzino: la logistica è parte integrante del nostro core business. Oggi il nostro archivio non è più un archivio corrente, ma di deposito e quindi tutto ciò che viene stoccato verrà conservato in base ai vincoli temporali previsti dalla normativa e soggetto ad una bassa movimentazione”.

A Parma, ad oggi, Italarchivi gestisce volumi in entrata per 198.674 contenitori/anno, la media delle consultazioni è di circa 102.600 contenitori e in uscita sono 86.500 i contenitori che lasciano i depositi Italarchivi per differenti destinazioni o, nella maggioranza dei casi, per il macero.

Quando la memoria dà le vertigini

Dal punto di vista logistico, la razionalizzazione degli spazi è una priorità per Italarchivi che ha sviluppato i propri depositi sfruttando al meglio le altezze, con scaffalature ad alta densità che in alcuni depositi arrivano fino a 18 metri di altezza sotto trave per picking in quota fino a 16 metri. Altezze vertiginose dove non è pensabile di poter operare con macchine standard. A raccogliere la sfida è stata STILL, già partner Italarchivi per la movimentazione, con una flotta complessiva per l’azienda specializzata nella gestione documentale di circa 30 carrelli elevatori sui 4 siti operativi forniti attraverso la Filiale Veneto STILL, che ha seguito fin dal principio questo progetto.

“Per portare gli operatori ad altezze tanto elevate e in spazi particolarmente ristretti in completa sicurezza abbiamo introdotti in Italarchivi dei carrelli VNA – Very Narrow Aisle – speciali”, spiega Aldo Lamari, Area Manager Advanced Applications di STILL. “Si tratta del modello MX-EK, commissionatore speciale che può arrivare a oltre 16m di altezza picking. Oltre alle dotazioni di sicurezza standard e alla connessione con il Fleet manager STILL, gli MX-EK, così come tutti gli altri carrelli VNA di nuova fornitura operativi in Italarchivi, sono dotati di tecnologia RFID – Funzione Optisafe – per attivare le frenature automatiche e mappare situazioni “particolari” del magazzino, in modo che il carrello possa avere comportamenti diversi in base alle reali situazioni che possono esserci localizzate. Ad esempio, è possibile con questa tecnologia, limitare il sollevamento, ridurre la velocità in zone localizzate. Questo consente di operare con la massima sicurezza anche in corsie dove – per motivi di usura – non è assicurata l’ottimale planarità della pavimentazione – senza compromettere la produttività, ma preservando l’ergonomia e tutelando al meglio personale, strutture e udc”. La sicurezza è stata per STILL uno dei driver principali anche nel progetto di sviluppo del nuovo magazzino di Italarchivi a Parma.

Aperti al cambiamento

“Per lo sviluppo del nuovo magazzino, situato sempre all’Interporto di Parma ma in un’area non adiacente agli immobili già attivi, abbiamo espresso a STILL tre esigenze principali: per la natura del nostro core business restava prioritario sfruttare al meglio gli spazi, in più abbiamo chiesto una soluzione che coniugasse al meglio sicurezza ed efficienza e – pensando al futuro – abbiamo introdotto l’elemento della flessibilità e della versatilità. Caratteristica quest’ultima che richiedeva di pensare gli spazi in modo completamente diverso rispetto al passato. Abbiamo avviato il progetto e definito il layout nel 2021 e a settembre 2022 il nuovo magazzino è entrato in attività. Nel mentre, però, tante cose sono cambiate (si pensi alla difficoltà di approvvigionamento dovuta alla guerra in Ucraina) cambiamenti che, pur nelle difficoltà, ci hanno confermato la necessità di dotarci di un nuovo deposito più flessibile”, racconta Ducatelli.

Il nuovo magazzino si sviluppa su una superficie coperta di 9mila mq con un’altezza sottotrave di 13 metri. È organizzato in due aree principali: in una zona di 6.000 mq una scaffalatura ad alta densità, tripla profondità, assicura una capacità di stoccaggio di 350.000 contenitori. Qui operano i commissionatori STILL EK-X filoguidati con operatore in quota per picking fino a 12 metri. Una seconda area di 3.000 è equipaggiata con scaffalature portapallet per una capacità complessiva di 5.000 posti pallet. “L’organizzazione del nuovo magazzino e la scelta delle macchine in esso utilizzate nasce da un attento studio delle esigenze di Italarchivi, delle diverse UdC (5 tipologie di contenitori e pallet) da gestire e dalla volontà di disegnare una soluzione aperta al cambiamento”, spiega ancora Lamari.  “Se da un lato il nostro business ha intrinsechi elementi di continuità, vogliamo essere pronti a compiere nuove evoluzioni, aprendoci in futuro anche a differenti tipologie merceologiche. Abbiamo un prezioso bagaglio di competenze cui possono essere innestate nuove esperienze”, dichiara Ducatelli

La memoria e la mente del magazzino

Miliardi di documenti per milioni di contenitori: la gestione degli archivi di Italarchivi è una sfida non solo dal punto di vista dell’organizzazione del magazzino ma anche per la mole di informazioni da gestire perché, ovviamente, non è sufficiente conservare un documento con cura, ma è indispensabile sapere sempre con la massima precisione dove si trovi. “Abbiamo operato tradizionalmente in logica batch con liste cartacee in accettazione e dati precaricati su terminale per stoccaggio e prelievo”, spiega Ducatelli, “ma la costante crescita dei volumi da gestire, e con essi la quantità di informazioni, e l’elevato numero di operatori e di mezzi da guidare e coordinare all’interno dei magazzini ci ha imposto un cambiamento e abbiamo trovato in Kube Sistemi il partner con cui sviluppare un progetto per aumentare l’intelligenza del nostro magazzino. Obiettivo: ottenere la miglior tracciabilità assicurandoci di poter rintracciare una pratica in tempo reale e tracciarne tutte le movimentazioni effettuate dal suo ingresso a magazzino e supportare i nostri operatori nell’attività”.

Il primo passo è stato individuare e condividere le complessità da affrontare e dirimere, a partire dal contesto operativo “ostile” alla tecnologia: magazzini molto estesi e pieni di carta con una densità tanto elevata, infatti, rendono impossibile un’adeguata copertura WIFI. “In più”, si inserisce a raccontare Enrico Vitale, CEO di Kube Sistemi, “il progetto ha subito evidenziato delle complessità legate alle procedure di ingresso pratiche e alle procedure di prelievo pratiche da magazzino poiché sono diverse e articolate per tipologia di movimento e devono garantire la necessaria sicurezza delle informazioni gestite, in quanto non deve succedere che una pratica sia smarrita. A questo scopo abbiamo customizzato il WMS introducendo algoritmi “evoluti” sia di stoccaggio sia di prelievo, in grado di ottimizzare tutte le operazioni di magazzino per ridurre al minimo i tempi di gestione ed evitare errori. Riguardo all’impossibilità di assicurare un’adeguata copertura WIFI”, prosegue Vitale, “abbiamo superato il problema realizzando delle app installate su terminali Android che interagiscono con gli operatori sia in zone coperte dal segnale sia nelle zone non coperte (corsie). Questa tecnologia “ibrida” ha permesso di ottenere un buon equilibrio tra prestazioni e investimento economico sul progetto”.

Francesca Saporiti

Estratto dell’articolo pubblicato completo sul numero di ottobre 2023 de Il Giornale della Logistica