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Logistica farmaceutica: Formula Servizi per ASLTO5

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Oggi le aziende sanitarie locali e ospedaliere devono dedicare sempre maggiore attenzione allo sviluppo e all’implementazione di logiche manageriali, capaci di creare valore e di garantire un’erogazione efficace, efficiente e sostenibile dei servizi. La riorganizzazione della supply chain dei farmaci e dei dispositivi medici, ossia la riorganizzazione dei processi e dei vari passaggi dal fornitore al letto del paziente e/o al suo domicilio, rappresenta un fattore imprescindibile per il miglioramento dell’allocazione delle risorse.

I modelli possibili di organizzazione della supply chain passano da quello tradizionale, che prevede la presenza di una farmacia, ovvero di un magazzino, all’interno di ciascun ospedale, con la stessa farmacia ospedaliera impegnata a tenere i contatti con i fornitori e a rifornire i reparti, a un modello più “evoluto” di outsourcing o esternalizzazione, nel quale la gestione e la movimentazione dei farmaci viene affidata a un operatore logistico, mentre i rapporti con i fornitori restano a carico della centrale di committenza/acquisto o dei singoli ospedali.

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Se il primo è il modello più tradizionale e ancora oggi più diffuso, ma non per questo il più efficace, il secondo è una pratica che le aziende sanitarie stanno valutando sempre di più nelle scelte organizzative, visti i numerosi benefici.

È il caso della ASLTO5, che ha come ambito di competenza parte della provincia di Torino ed è stata la prima nella regione Piemonte a bandire una gara per la completa esternalizzazione della logistica del magazzino farmaceutico.

Ne abbiamo parlato con Lorena Poggio, DEC (Direttore dell’Esecuzione del Contratto) e Direttore della Farmacia, e Tonia Celeste Paone, Farmacista ospedaliera referente del magazzino, che ci hanno raccontato le motivazioni alla base della scelta e i benefici ottenuti.

Migliorare le prestazioni e ridurre i costi

“In questo momento storico, il settore sanitario assiste a costi sempre più ingenti a causa dell’invecchiamento della popolazione e dell’impiego di trattamenti sempre più costosi, ma non può permettersi di rinunciare alla qualità del servizio – spiegano Poggio e Paone -. Tra le funzioni su cui concentrarsi, quella logistica è di assoluta rilevanza”.

Un vasto territorio

La ASLTO5 adottava in passato un modello tradizionale, che, come ci raccontano Lorena Poggio e Tonia Celeste Paone, “non risultava più adeguato a soddisfare i bisogni dell’ASL stessa e a raggiungere gli obiettivi di qualità e spesa che la regione costantemente impone.

Partiamo dal dire che il territorio di nostra competenza comprende quaranta comuni, distribuiti su oltre 794 kmq di superficie, con una popolazione di oltre 317mila abitanti, e serve tre presidi ospedalieri e le strutture territoriali. Avevamo già un magazzino nostro ma avevamo necessità di esternalizzare la logistica con tecnologie che il sistema pubblico non sarebbe stato in grado di avere. La gara è stata indetta a febbraio 2019, dopo sentenza favorevole da parte del Consiglio di Stato: la scelta è caduta su Formula Servizi Società Cooperativa, con sede a Forlì, che oggi gestisce per noi sia il magazzino che il flusso logistico; mette a disposizione un sistema informatico di supporto alla gestione del processo logistico e il suo interfacciamento con il sistema informatico in uso. All’ASL resta la proprietà dei beni e la governance. Le sue principali attività sono quelle di ricevere e stoccare prodotti gestiti a stock, ricevere i prodotti gestiti a transito, allestire e distribuire alle strutture ospedaliere, territoriali o strutture convenzionate. Restano in esclusiva gestione della ASL farmaci e prodotti per le catastrofi e i prodotti che non transitano dal magazzino”.

I punti di forza dell’outsourcing logistico

“L’outsourcing è stato dunque uno strumento strategico per affrontare la sfida di ridurre i costi mantenendo al contempo un’assistenza sanitaria di qualità. Nel solo 2022 la SC Farmacia e il nostro magazzino farmaceutico hanno gestito 3.783 articoli, con l’emissione di 12.783 ordini e l’allestimento e consegna di 42.365 richieste.

Possiamo dire che l’esternalizzazione è stata una soluzione migliorativa rispetto al modello precedente – continuano le nostre interlocutrici -, in virtù soprattutto delle caratteristiche del materiale gestito, per il quale va sempre tenuto presente il requisito essenziale di servizio. Un requisito che richiede una corretta pianificazione basata su una previsione accurata della domanda. L’esternalizzazione ci ha permesso di tarare il nostro sistema logistico su un livello di servizio eccellente, evitando: un’elevata inefficienza dei farmaci, legata all’alta probabilità che diverse confezioni tra quelle a scorta scadano; un forte impegno finanziario per l’azienda; e l’intasamento degli spazi di stoccaggio disponibili. C’è spesso l’idea che chi si occupa di logistica ci tolga qualcosa, invece no, serve sinergia! Noi esprimiamo le nostre necessità e loro sanno leggerle e metterle in pratica.

Possiamo dire che ad oggi la riconfigurazione della strategia aziendale sia avvenuta, come anche il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Questo non significa che siamo arrivati all’ottimizzazione del processo, ma si è comunque prossimi, nonostante l’avvio del progetto a febbraio del 2020 e i rallentamenti dovuti all’emergenza Covid”.

Formula Servizi, partner di valore

“Ancora oggi in buona parte della sanità c’è la convinzione che il processo sanitario possa essere gestito solo internamente – ci raccontano Massimiliano Mazzotti e Giusi Cannillo, rispettivamente Direttore Generale e Responsabile della Logistica e Innovation Manager di Formula Servizi Società Cooperativa -. Ed è questo il grande scoglio culturale degli appalti di logistica. In realtà, invece, c’è sempre più bisogno di mettere in campo competenze logistiche specifiche, anche tecnologiche, e supportare la sanità in processi che non le appartengono. Con la ASL Torino 5, grazie alla grande determinazione di chi ha fortemente voluto il progetto, abbiamo potuto applicare un modello decisamente innovativo, dando il via a una vera e propria partnership”.

Gabriella Grillo

Estratto dell’articolo pubblicato completo sul numero di Luglio/Agosto 2023 de Il Giornale della Logistica


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