La scena è nota agli addetti ai lavori, ma spesso anche ai comuni cittadini: code di veicoli pesanti che si snodano per centinaia di metri dai cancelli di un magazzino lungo le strade limitrofe. Decine di camion in fila che restano in attesa per ore prima di poter raggiungere una porta per scaricare. A lungo le ambizioni di una logistica lean, di un flusso distributivo teso ed efficiente da magazzino a supermercato si sono infrante così, ogni giorno, all’ingresso dei CeDi della Grande Distribuzione Organizzata. Il problema è complesso e la sua soluzione non è mai stata solo una questione di impegno o volontà da ambo le parti nel trovare una soluzione. Pianificare e coordinare le consegne di centinaia di fornitori differenti, come è tipico per la GDO, non è infatti cosa semplice. Dovendo tenere conto di esigenze e obblighi diversi e di moltissime variabili esterne (una tra tutti il traffico), l’efficienza allo scarico è anche tanto una questione di fortuna.
Il percorso dal problema alla soluzione
“Per molto tempo, il conferimento della merce nei nostri magazzini ha rappresentato una criticità: sapevamo il giorno di consegna previsto per ogni ordine. Tuttavia, senza uno slot orario i trasportatori affrontavano diverse ore di attesa prima di poter scaricare e ripartire”: a raccontarlo è Alessandro Vesentini, direttore acquisti di Migross, gruppo storico della distribuzione alimentare nel Nord-Est dell’Italia. “Ci siamo a rivolti a Di.Tech – provider specializzato in software gestionali per il settore della GDO – per trovare una soluzione che ci permettesse di organizzare in maniera efficiente la prenotazione delle consegne presso i nostri CeDi”.
Dallo scorso gennaio, Migross utilizza Smartbay. Si tratta di un servizio offerto in cloud da Di.Tech che consente ai distributori, come Migross, di offrire ai fornitori e ai trasportatori che devono consegnare merce presso i loro magazzini la possibilità di prenotare un slot giorno/ora per lo scarico. Questo tipo di soluzione consente al retailer di avere una programmazione chiara e precisa degli arrivi previsti in ogni momento, razionalizzando i tempi e le attività in magazzino ed evitando affollamenti e prolungamenti delle finestre orarie per il ricevimento della merce.
Riducendo al minimo essenziale i tempi di attesa dei trasportatori si adempie inoltre a quanto indicato dal D.L. 103 del 6 luglio 2010 sulle misure urgenti in materia di trasporto stradale che prevede, tra le altre cose, anche la possibilità di risarcimento delle ore di attesa in eccesso.
Così il carico/scarico diventa intelligente
Elemento distintivo di Smartbay è il fatto di essere un vero e proprio SaaS (Software-as-a-service) che non richiede alcuna installazione da parte dei distributori o dalle aziende di trasporto. “Per l’utilizzo del servizio, i trasportatori pagano una fee al momento della prenotazione dello slot, mentre i retailer riconoscono una revenue ogni tot prenotazioni “, illustra Sofia Venturoli, analista funzionale di Di.Tech. Il sistema è semplice e immediato. Tuttavia, come per ogni novità capace di rivoluzionare l’attività quotidiana, l’accettazione può non essere immediata. “Soprattutto da parte di fornitori e trasportatori – sottolinea Venturoli – Il valore e l’efficienza di questa soluzione aumenta e si percepisce nell’uso, soprattutto se ampio e diffuso. Per poterne ricavare i maggiori vantaggi deve essere fortemente utilizzata e largamente voluta da retailer, fornitori e trasportatori”. Il punto di arrivo è però una gestione piuttosto democratica ed efficiente di un’attività diversamente critica con vantaggi per tutti.
Smartbay è stato già implementato nei tre magazzini Migross a più alta densità per gli ordini di secchi e freschi. Sono rimasti temporaneamente esclusi i comparti ortofrutta e surgelati – spiega Alessandro Vesentini: – nel primo caso, perché l’ortofrutta si muove con grande rapidità nelle fasi di riordino e approvvigionamento. Le prenotazioni avvengono molto velocemente essendo per lo più consegne AxA. Nonostante le complessità, l’introduzione nell’ortofrutta di Smartbay potrebbe aiutare a guidare lo scarico dei prodotti in base a volumi e peso, elementi che in questo comparto non sono affatto trascurabili. Per quanto riguarda i surgelati – prosegue – il limite nell’applicazione è invece dato dai volumi poco elevati. Visti i benefici tuttavia puntiamo a estendere l’applicazione di Smartbay anche a questi comparti”.
Obiettivo zero code: work in progress
A pochi mesi dall’introduzione della soluzione Di.Tech è ancora presto per tirare le somme, ma alcuni obiettivi sono già stati centrati. “Il primo è visibile fuori dai nostri cancelli dove non abbiamo più lunghe code di camion in attesa” afferma il direttore acquisti di Migross. La riduzione dei tempi di attesa dei trasportatori è però solo uno dei benefici immediatamente percepiti: “con indicazioni più precise e certe sugli arrivi, possiamo attivare economie di scala nella preparazione degli ordini, nella ricezione e nella spedizione della merce – evidenzia Vesentini – Inoltre, prima avevamo una concentrazione delle consegne in alcuni giorni e orari della settimana, tipicamente lunedì e venerdì”. Pianificando e ordinando gli arrivi attraverso un meccanismo di prenotazione degli slot disponibili nei diversi giorni e orari, Smartbay consente di distribuire in maniera più equilibrata le consegne e quindi anche l’attività di magazzino durante tutta la settimana. “In questo modo abbiamo eliminato picchi difficilmente gestibili in ricevimento e possiamo affrontare con più tranquillità eventuali imprevisti”. E non è tutto: “Smartbay ci offre un riassunto giornaliero di merce arrivata, prestazioni, stato delle consegne e così via, oltre alla possibilità di elaborare statistiche e reportistiche per monitorare i flussi e fare analisi di più ampio respiro sull’andamento delle attività e di valutazione dei fornitori grazie alle quali possiamo adottare tempestivamente dei correttivi”.
Uno stimolo alla collaborazione
Un dato importante è tuttavia già disponibile. “Attualmente l’adozione di questa soluzione da parte dei nostri fornitori è al 90% – afferma Alessandro Vesentini – Quando siamo partiti temevamo ci sarebbe stata molta più resistenza. La risposta invece è stata eccezionale fin da subito. Possiamo anche dire che la qualità del nostro lavoro è sensibilmente migliorata sia per quel che riguarda il nostro personale d’ufficio, poiché le prenotazioni sono largamente gestite sulla piattaforma e non più telefonicamente, sia da parte della cooperativa in magazzino le cui prestazioni sono decisamente migliorate, grazie a un’organizzazione più razionale degli scarichi”.
Smartbay non può nulla contro i ritardi che i trasportatori, loro malgrado, possono ancora accumulare durante il viaggio – “stiamo comunque cercando di incrementare tutti i possibili parametri di efficienza”, sottolinea Venturoli. Tuttavia, la soluzione Di.Tech adottata da Migross ha contribuito a “rilassare” il muscolo di una relazione, quella tra distributore e fornitore, che spesso si è irrigidita per questo particolare aspetto dell’attività. “Smartbay non è la panacea di ogni male, ma aiuta molto – conferma Alessandro Vesentini – Migliora la cultura logistica, ottimizzando il nostro lavoro e quello dei nostri partner, contribuendo a eliminare sprechi e inefficienze. Il progetto Smartbay va nella direzione di migliorare il processo operativo e la qualità di quello che facciamo giorno per giorno”.
Nicoletta Ferrini
Estratto dell’articolo pubblicato completo sul numero di luglio-agosto 2023 de Il Giornale della Logistica
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