Il Magazzino del Mese di Clarins Italia a Villanova (BO): il magazzino si racconta

Se potesse parlare di sé, il magazzino Clarins Italia di Villanova, Bologna, racconterebbe la storia di una piattaforma logistica che ha saputo evolvere per rispondere alle sfide di un mercato in netta e rapida evoluzione seguendo una strategia guidata da due principi forti e caratterizzanti: una tensione costante all’innovazione e la capacità di porre le persone al centro di ogni progetto.
Pur avendo il magazzino una propria voce, udibile grazie all’integrazione delle soluzioni software e hardware che abbiamo approfondito nel corso della nostra visita alla piattaforma logistica bolognese, abbiamo preferito fare due chiacchiere con Paolo Casalini, Supply Chain & Forecast Manager, e Stefano Raspadori, IT Manager di Clarins Italia, che ci hanno raccontato una storia di innovazione e visione.

Clarins: il seme da cui tutto ha avuto inizio

Clarins nasce a Parigi, nel 1954, da un’intuizione di Jacques Courtin-Clarins: la bellezza attraverso le piante. E con un approccio pioniere: la bellezza contribuisce al benessere, all’equilibrio, alla felicità. A portare in Italia i primissimi prodotti Clarins, i mitici oli viso e corpo 100% pure piante, sarà Giorgio Monari. Imprenditore bolognese che nel 1964 aveva fondato la Monarimport, profondamente colpito dalla figura del fondatore e dalla filosofia Clarins, nel 1967 ne diventa il primo distributore estero. La partnership cresce e si sviluppa nel tempo, forte di una solida condivisione di valori, quali l’attenzione e il rispetto per le persone e per la natura fino a diventare – nel 1990 – la filiale italiana del Gruppo francese e nel 2008 assumere la nuova ragione sociale: Clarins Italia Spa.
Oggi, Clarins è presente in 141 Paesi nel mondo, con 28 filiali nei cinque continenti: quella italiana è tra le più importanti in termini di volumi e dinamismo.

Come rami di uno stesso albero

Innovare permanentemente, per offrire sempre maggior efficacia e sensorialità: ecco il credo Clarins, fin dalle origini. Avvalersi di laboratori di ricerca & sviluppo propri, per i quali investe ogni anno il 3% del fatturato, permette a Clarins di sviluppare formule di bellezza rivoluzionarie che rispondono, in modo puntuale, alle esigenze in ambito di viso, corpo, uomo e make-up.
Il ruolo della filiale italiana all’interno della compagine del gruppo è il presidio del territorio nazionale, per cogliere – a livello locale – le necessità e i bisogni dei clienti, gestendo il servizio e la distribuzione nel canale B2B, attraverso una rete di oltre 2.000 punti di consegna.

La piattaforma bolognese di Clarins Italia si sviluppa su una superficie complessiva di circa 5.000 mq organizzati in due aree principali: una zona attrezzata con scaffalature compatte – con una capacità di 4.000 posti pallet – dove operano carrelli trilaterali, e un’area di picking con scaffalature a gravità e un percorso di rulliere per il consolidamento della merce in uscita.
Le attività di preparazione ordini sono organizzate secondo tre linee di picking in base alle differenti
tipologie di prodotto ossia Skin care, Make-up e Fragranze, per un totale di oltre 5.000 referenze gestite.
Per rispondere al meglio alle esigenze della rete, l’hub bolognese diversifica le operazioni di picking e spedizione in prelievo frazionato al pezzo, prelievo per master box direttamente a scaffale e – per alcune catene di gdo e gds – allestisce consegne a bancale intero.
Nei lunghi anni di attività, il magazzino era caratterizzato da un’operatività di stoccaggio, prelievo e preparazione prettamente manuale, basata su liste cartacee. Per l’identificazione dei colli venivano utilizzate etichette segnacollo stampate preventivamente sulla base di una stima che aveva, ovviamente, dei limiti di precisione.
Le attività di ricezione e di allocazione della merce a stock era anch’essa organizzata su base cartacea e non sempre aveva riscontro con quanto caricato sull’ERP aziendale AS400. Il risultato di una tale organizzazione era che molte attività erano effettuate “a vista” – operazione di refilling, abbassamenti, reperimento dei prodotti – e questo comprometteva l’efficienza dei processi di picking e preparazione ordini a valle del processo.
In più, la mancanza di una regia dei flussi che attraversano il magazzino, poteva causare traffico ed inefficienze nella parte finale del processo, quando i prelievi delle master box a scaffale venivano fatti confluire nelle rulliere del picking, intasandole.

Il bello di innovare

“La precedente organizzazione del magazzino era il frutto della stratificazione di numerosi anni di esperienza, ma presentava elementi di rigidità che non erano più compatibili con la necessaria evoluzione del business aziendale”, racconta Stefano Raspadori, IT Manager di Clarins Italia, “la gestione completamente manuale, priva della guida di uno strumento informativo adeguato, rappresentava infatti un limite nella sfida della crescita dei volumi e dell’aumento di complessità generato da un mercato che spinge ad un aumento delle referenze e ad una maggior personalizzazione degli ordini”.
A partire da novembre 2017 Clarins Italia ha avviato un processo di ripensamento e definizione delle proprie operations, rivendendo layout e processi. Partner chiave in questa fase di cambiamento e sviluppo è stato Replica Sistemi, softwarehouse con sede a Curtatone (MN) specializzata in soluzioni per la logistica.
Punto di partenza per tracciare la rotta di questo percorso di ottimizzazione è stata la condivisione, da parte di Clarins, degli obiettivi di miglioramento prefissati. “La nostra priorità”, spiega Stefano Raspadori, “era poter abbandonare la carta a favore di un sistema che consentisse una governance ottimale di tutte le operazioni di magazzino, ottenendo visibilità lungo la catena logistica e la completa tracciabilità di prodotti e processi. Contestualmente, avevamo l’esigenza che il sistema implementato rendesse più efficace ed ergonomico il lavoro degli addetti al magazzino e che disponesse del giusto grado di flessibilità per restare aperto all’innovazione e a possibili evoluzioni per rispondere alle rapide e continue trasformazioni del mercato”.
Lato pratico, la richiesta era per un sistema in grado di ottimizzare i percorsi e i tempi del prelievo; programmare al meglio i refilling per evitare le rotture di stock nell’area di prelievo; prelevare ed etichettare direttamente i colli reali sia nel prelievo delle master box sia nel prelievo frazionato; calcolare in modo puntuale il numero dei colli da trasmettere ai vettori.

La risposta di Replica Sistemi

La risposta a tutte queste istanze è stata l’implementazione del WMS SMA.I.L:) StockSystem con integrata la soluzione vocale Vocollect Honeywell.
“Determinante per il successo del percorso di ottimizzazione intrapreso”, sottolinea Raspadori, “è stata la fase di analisi e progettazione preliminare. Dedicare tempo ed energie a questa fase, condividendo con Replica Sistemi i rispettivi specifici know how, ci ha consentito di arrivare al go live senza difficoltà di implementazione del software, pur in un momento critico nel nostro ciclo di lavoro annuale”. La soluzione adottata, infatti, è stata attivata ad agosto 2018, alla vigilia di un periodo di picco per Clarins che sul finire dell’estate avvia le spedizioni per il rifornimento della rete di negozi in vista delle festività natalizie.
“La decisione di partire con l’integrazione del nuovo sistema ad agosto è stata una scelta sfidante”, ricorda Maurizio Ghiselli, Senior Account Manager Replica Sistemi, “che ha messo alla prova in modo determinante il progetto sviluppato in sinergia tra le nostre aziende. I benefici ottenuti fin da subito hanno consolidato la fiducia nella soluzione adottata”.
“Siamo riusciti”, conferma Raspadori, “a superare la fase di implementazione senza cali di fatturato né ritardi nelle spedizioni. Abbiamo affrontato la fisiologica curva di apprendimento che ha implicato un prevedibile momentaneo calo di produttività organizzando l’operatività in doppi turni, ma nell’arco di poche settimane abbiamo recuperato appieno e anzi consolidato l’ottimizzazione ottenuta.
L’integrazione della tecnologia voice ha rappresentato un plus dal punto di vista della semplicità e rapidità di implementazione: le attività di picking, infatti, sono state le prime ad incrementare produttività e precisione grazie alla soluzione che assicura mani libere e maggior focalizzazione”.

Francesca Saporiti

Estratto dell’articolo pubblicato sul numero di Gennaio-Febbraio 2020 de Il Giornale della Logistica