La logistica farmaceutica non è più quella di una volta: il magazzino Aven gestito da Coopservice

La logistica farmaceutica non è più quella di una volta. Ragionare in termini di efficienza ed efficacia, ottimizzazione di flussi, sinergie tra enti pubblici e privati non è più tema da convegni ma realtà vissuta. Lo dimostrano gli occhi, le parole e l’energia di Matteo Rebellato, Contract Leader di Coopservice che ci guida all’interno del magazzino AVEN (Area Vasta Emilia Nord) di Reggio Emilia: 5mila metri quadri ad alta automazione ed elevato capitale umano su cui convergono le energie di 104 persone (di cui 21 autisti, “la nostra copertina” – dice Rebellato) tutti assunti nel perimetro delle società del Gruppo e capaci di gestire 15.000 consegne/giorno (in logica axb e addirittura axa) su 2.600 destinazioni coincidenti con altrettanti reparti di cliniche e ospedali distribuiti tra le province di  Reggio Emilia, Modena, Parma e Piacenza.

“Ogni giorno gestiamo 12mila righe d’ordine – spiega Rebellato – e ciascuna riga può corrispondere ad una confezione singola di medicinale come ad un pallet intero di fisiologico. In magazzino sono disponibili 27mila referenze tra magazzino automatico a miniload (da cui provengono il 65% delle righe d’ordine evase), magazzino intensivo scaffalato (35%), bunker infiammabili, cella frigorifera, area deperibili e zona ad accesso autorizzato per gli stupefacenti”.

Ma dove siamo capitati? Ci è capitato di visitare farmacie ospedaliere, per lo più recluse in ambienti adattati, spesso buie, senza logica, senza infrastrutture, affidate a persone di buona volontà ma con limitate competenze logistiche: “quel tempo è finito – spiega Luca Baracchi, Responsabile Direzione Tecnica Commerciale e Innovation Manager di Coopservice -: oggi, grazie alla lungimiranza dei direttori generali che decisero di costituire anni fa AVEN, si opera in logica di filiera con terziarizzazione delle attività logistiche. Medici e paramedici si dedicano al paziente. Coopservice si preoccupa, in ottemperanza a protocolli chiari, definiti e informaticamente gestiti (tramite il gestionale E00V4 di Data Processing – NdR), di effettuare le consegne al piano, nelle mani delle caposala, con tracciabilità totale dei flussi”.

Un esempio di eccellenza per la logistica farmaceutica

Urge fare un passo indietro, risalire alle origini della storia che vi stiamo raccontando: “nel 2004 Coopservice, già attiva nei settori delle Pulizie e della Vigilanza, si pone il problema di ampliare le attività alla contract logistics”, dice Baracchi. E vi entra dalla porta principale grazie all’acquisizione di società specializzate, di persone con competenze dedicate. Si tratta della MGM, che a sua volta aveva ampliato ed ereditato il know how da realtà radicate nel territorio (attraverso la Translogo s.r.l. nata dalla stessa MGM e da TransCoop) e relativi portafogli (tra cui clienti di prestigio come aziende del gruppo Max Mara e RCF).

Mai scelta si rivelò più azzeccata: “il fatturato da sole attività logistiche è transitato da 10 a 60 milioni di euro” – dice Baracchi. Merito di una vision di lungo periodo: “lavoriamo su piani strategici pluriennali. Definiamo gli obiettivi nel breve, medio e lungo periodo e ne facciamo derivare azioni conseguenti. Siamo attenti all’innovazione tecnologica e alla gestione delle persone. Già nel 1996 MGM era dotata di un WMS e di soluzioni RfID. Si è trattato di sviluppare questa vocazione, forti degli investimenti che una realtà importante come Coopservice può garantire. Per quanto concerne le persone rispettiamo le più rigide normative relative alla sicurezza e al rispetto del lavoro applicando il CCNL Logistica e Trasporti. In un settore dove imperano cooperative spurie o farlocche, proporre ai clienti qualità e compliance alle normative si è rivelata una scelta vincente e la conferma che garantire il rispetto dei KPI (Key Performance Indicators – NdR) più impegnativi rappresenta la via maestra per far convivere qualità e costi”.

Il modello funziona

Il modello funziona e agisce da best practice: nel solo ambito sanitario oggi sono sei i magazzini gestiti da Coopservice dal Friuli-Venezia Giulia alla Toscana, dalla Romagna alla Lombardia: “tutto scaturisce dalla partecipazione a gare pubbliche – spiega Rebellato –. Ma poi è il fattore umano a fare la differenza. Occorre capire le resistenze al cambiamento, coinvolgere le persone, motivarle, far percepire i vantaggi di un nuovo modo di operare. La soddisfazione maggiore? Quando gli occhi di una caposala, inizialmente diffidenti, rivelano fiducia e soddisfazione grazie all’azzeramento degli errori e delle mancanze, alla possibilità di potersi dedicare per intero ai pazienti invece che a rincorrere o rintracciare bolle e farmaci scaduti o super urgenti”.

Una dinamica che, nel tempo, diventa sempre più integrata: “la svolta è avvenuta quando è stata costituita un’unica centrale di acquisto per più ASL coinvolgendo l’intera filiera: direttori generali, amministrativi e sanitari, medici e caposala, farmacie ospedaliere e operatore logistico. Una rivoluzione”. Già, ma come funziona un sistema così complesso dove l’errore non è contemplato essendoci in gioco la salute delle persone?

Estratto dell’articolo pubblicato sul numero di Marzo 2020 de Il Giornale della Logistica